Unternehmen aus der Kultur- und Eventbranche erleben bei wachsendem Erfolg eine Herausforderung, die es in sämtlichen Branchen der freien Wirtschaft gibt. Mit steigender Anzahl von Mitarbeitern wird das Management von Personal mit Urlaubstagen oder Fehlzeiten bis hin zur Lohnabrechnung zunehmend komplexer. Eine digitale Organisation ist hier unerlässlich, wobei gerade kleine und mittelständische Betriebe nicht aus Versehen überdimensionierte Lösungen für die Anwendung im Betriebsalltag auswählen sollten.
Digitalisierung im Personalumgang meistern
Ob Planung großer Events oder Teilnahme an Messen, viele Termine des Arbeitslebens haben klare Strukturen und eine erprobte Organisation. Diese fehlt vielen Betrieben im Personalwesen oder der generellen Betriebsverwaltung. Umso problematischer, wenn das Unternehmen organisch gewachsen ist und hierdurch Buchhaltung & Co. zunehmend komplexer geworden sind.
Viele Pflichten und Aufgaben der Verwaltung lassen sich digital einfach und schnell erledigen. Dies bedeutet eine Einarbeitung des Personals in eine Software-Lösung, die möglichst intuitiv zu bedienen ist und in ihrer Dimensionierung dem eigenen Unternehmen entspricht. Zwar sollte eine Anwendung dieser Art immer mit dem eigenen Betrieb wachsen können. Umgekehrt sollten Hunderte von Funktionen eines neuen Programms den ungeschulten Anwender nicht überfordern.
Eine Lösung sind modular konzipierte Anwendungen, bei denen sich verschiedene Bereiche der Arbeitswelt separat integrieren lassen. So entsteht der schrittweise Aufbau einer digitalen Verwaltung und ein Personalmanagement, das sich technisch einfach beherrschen lässt.
Strukturen nicht nur fürs Personalmanagement nutzen
Ein digitales Management des Personals mit der Planung von Urlaubstagen, der Erfassung von Fehlzeiten und einer reibungslosen Lohnabrechnung bildet die Basis für eine schnelle, reibungslose Verwaltung. Mit einem Personalmanagementsystem von Factorial oder ähnlichen Anbietern lässt sich im Funktionsspektrum jedoch über diese Grundlagen hinausgehen. Der modulare Ansatz erlaubt es hier, weitere Funktionen zu integrieren, von denen das gesamte Betriebsmanagement profitiert.
Funktionen, die sich integrieren lassen und auf weiteren Firmenebenen neben der klassischen Personalverwaltung weiterhelfen, sind:
- Leistungsmanagement, um Teams oder einzelner Mitarbeiter sachlich und strukturiert mit ihrer Arbeit evaluieren zu können.
- Bewerbungsmanagement, um Stellenanzeigen oder Postings auf Jobbörsen stressfrei zu koordinieren und Daten von Bewerbern systematisch zu erfassen.
- Schichtverwaltung, um für Mitarbeiter in einem Zwei- oder Drei-Schicht-Betrieb eine klare Strukturierung und Übersicht über die kommenden Arbeitswochen zu bieten.
- Arbeitszeiterfassung, um automatisch einen Einblick in die Arbeitszeiten des Personals zu gewinnen und eventuell gesetzliche Pflichten der Erfassung zu erfüllen.
Alle genannten und weitere Funktionen ermöglichen eine schnelle und systematische Einarbeitung, so dass die Umstellung auf ein digitales Personalmanagement betrieblich innerhalb kurzer Zeit gelingen sollte. Hier wird es schnell als Entlastung wahrgenommen, wenn sich Fehlzeiten von Mitarbeitern systematisch erfassen oder Urlaubsanträge ganzer Teams mit einem einzigen Klick genehmigen lassen.
Digitales Management als Wettbewerbsvorteil
Mit einer steigenden Mitarbeiterzahl oder bei Einsätzen in verschiedenen Regionen sorgt ein fehlendes, digitales Personalmanagement nicht nur auf innerbetrieblicher Ebene für mehr Arbeit. Die Zeit und Mühen, die in eine umständliche Buchhaltung investiert werden, fehlt für das Kerngeschäft und den Umgang mit möglichst zufriedenen Kunden.
Umgekehrt heißt dies: Nach der Einarbeitung in ein digitales Managementsystem bleibt mehr Zeit, um den Service am Kunden auszubauen und nicht unnötig Zeit in mühsame, unbeliebte Arbeitsprozesse zu stecken. Dies fördert die Kommunikation mit alten und neuen Kunden und kann zum Vorteil gegenüber direkten Konkurrenten werden, die noch nicht auf eine zeitgemäße, digitale Lösung umgestellt haben.